Referat Organizacyjno - Prawny

Do zadań realizowanych przez Referat Organizacyjno - Prawny należy zapewnienie obsługi organizacyjno - prawnej Urzędowi, Radzie Miejskiej i jej komisjom, a w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z obsługą Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
• prowadzenie rejestrów skarg, wniosków, listów wpływających do urzędu,
• prowadzenie rejestru umów, umów zleceń, porozumień zawieranych przez Gminę,
• prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych pracowników,
• nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
• przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza łub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
• prowadzenie zbioru uchwał Rady i przekazywanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych,
• prowadzenie zbioru Dzienników Urzędowych Rzeczypospolitej Polski, Monitorów Polskich, Dzienników Urzędowych Województwa Łódzkiego,
• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania materiałów będących przedmiotem obrad Sesji, posiedzeń Komisji Rady i kierownictwa urzędu,
• współudział w przygotowywaniu zmian do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
• obsługa administracyjno - techniczna przygotowania i przebiegu narad,
• współudział   w organizowaniu i przeprowadzaniu wyborów samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, referendów i konsultacji społecznych,
• przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między Sesjami,
• przygotowywanie pełnomocnictw procesowych,
• Prowadzenie kancelarii ogólnej:

1. przyjmowanie, rejestracja i wysyłka korespondencji urzędu,
2. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej,
3. kontrola terminowego załatwiania spraw,

• obsługa administracyjno - techniczna zebrań w jednostkach pomocniczych,
• współdziałanie z Zarządami Osiedli, Radami Sołeckimi w zakresie ich statutowej działalności,
• zapewnienie obsługi prawnej Urzędu i Rady Miejskiej i jednostek organizacyjnych Gminy Koluszki,
• opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym aktów prawnych,
• opiniowanie projektów umów i porozumień,
• reprezentowanie Organów Gminy przed Sądami i innymi organami orzekającymi,
• bieżące informowanie komórek organizacyjnych o zmianach w przepisach prawnych,
• bieżące konsultacje prawne z pracownikami urzędu,
• obsługa kancelaryjno techniczna Rady Miejskiej i jej organów, między innymi: w zakresie przygotowania i odbywania obrad sesji, posiedzeń komisji, obsługi dyżurów Przewodniczącego i Zastępcy Przewodniczącego, spotkań Radnych z wyborcami,
• przekazywanie Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej, Burmistrzowi uchwał podjętych przez Radę,
• prowadzenie rejestru uchwał Rady, wniosków, interpelacji Radnych i przekazywanie ich do realizacji,
• opracowywanie sprawozdań i analiz dla potrzeb Rady i jej komisji w ramach kompetencji należących do Referatu,
• przygotowanie oraz koordynowanie współpracy Gminy Koluszki ze stowarzyszeniami oraz związkami gmin lub stowarzyszeniami w których Gmina Koluszki jest członkiem,
• nadzór nad przygotowaniem i wykonaniem porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego,
• w zakresie spraw p.poż:

1. przeprowadzanie kontroli okresowych warunków pracy oraz przestrzegania zasad p.poż,
2. nadzór nad wyposażaniem obiektu w podręczny sprzęt gaśniczy,
3. nadzór nad opracowywaniem dokumentów i instrukcji z zakresu p.poż,
4. wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów ochrony p.poż,
5. koordynowanie zadań z zakresu udzielania pomocy przedmedycznej pracownikom oraz osobom    znajdującym się na terenie Urzędu,

• nadzór nad pracownikami obsługi monitoringu miejskiego realizowanych w ramach robót publicznych,
• w zakresie informatyki i bezpieczeństwa sieci należy:

1. opracowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemu informatycznego w Urzędzie Miejskim,
2. kontrola ochrony informacji niejawnych w zakresie baz danych i sieci teleinformatycznych,
3. konserwacja i rozbudowa infrastruktury informatycznej,
4. administracja siecią komputerową, serwisem internetowym i Biuletynem Informacji Publicznej,
5. szkolenie pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych,
6. rowadzenie księgi inwentarzowej sprzętu komputerowego,
7. planowanie wydatków na komputeryzację urzędu,) realizacja i nadzór nad w zakresie ochrony danych osobowych:
8. instrukcji zarządzania systemem informatycznym i systemem ręcznym ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji w urzędzie,
9. polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów ręcznych i informatycznych,
10. instrukcji określającej sposób zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych,
11. instrukcji określającej sposób postępowania w przypadkach awaryjnych domniemania naruszenia ochrony danych osobowych,
12. instrukcji udostępniania pomieszczeń,  w których są  przetwarzane dane osobowe, inspektorom biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o artykule